Case studies
24 czerwca, 2026
Jak Mateusz tracił pieniądze na ryczałcie
Mateusz prowadzi firmę jako hydraulik. Montuje kotły gazowe, wykonuje instalacje i razem z usługą często sprzedaje klientowi materiały – rury, armaturę, osprzęt.
Kiedy zakładał działalność, chciał płacić jak najmniej podatku. Zapytał AI, co będzie najlepsze dla hydraulika. Odpowiedź brzmiała: ryczałt, bo stawka dla robót budowlanych wynosi 5,5%.
Brzmiało dobrze. 5,5% wygląda przecież dużo lepiej niż 12% na skali podatkowej albo 19% podatku liniowego.
Mateusz idzie do księgowej, mówi, że chce ryczałt, i tak zostaje. Nikt nie pyta o koszty, o materiały ani o sytuację rodzinną.
I tu pojawia się problem.
Ryczałt wygląda dobrze tylko na pierwszy rzut oka
Ryczałt ma jedną kluczową zasadę: podatek płacisz od całego przychodu, a nie od tego, co faktycznie zarabiasz.
Urząd skarbowy nie patrzy na to, ile zostaje Mateuszowi po opłaceniu materiałów. Patrzy na kwotę z faktury.
I właśnie tu zaczynają się straty.
Mateusz montuje klientowi kocioł gazowy. Wystawia fakturę na 15 000 zł. Z tego 10 000 zł to koszt materiałów. Realnie zostaje mu 5 000 zł.
Ale na ryczałcie podatek liczy się od całych 15 000 zł:
15 000 zł × 5,5% = 825 zł podatku
Gdyby był na skali podatkowej, mógłby odliczyć koszty materiałów. Podatek byłby liczony od dochodu, czyli od tego, co naprawdę zarabia:
15 000 zł przychodu – 10 000 zł kosztów = 5 000 zł dochodu
5 000 zł × 12% = 600 zł podatku
Na jednym zleceniu Mateusz przepłaca 225 zł. Niby niewiele. Ale takich zleceń ma kilkanaście w miesiącu.
Przy większej sprzedaży różnica robi się poważna
W dobrym miesiącu Mateusz ma sprzedaż na poziomie 70 000 zł. Brzmi świetnie.
Ale z tych 70 000 zł aż 50 000 zł to koszty materiałów i podwykonawstwa. Realny zarobek Mateusza wynosi 20 000 zł.
Na ryczałcie płaci:
70 000 zł × 5,5% = 3 850 zł podatku
Na skali podatkowej (przy założeniu dochodu w pierwszym progu podatkowym, czyli do 120 000 zł rocznie) zapłaciłby:
20 000 zł × 12% = 2 400 zł podatku
Różnica? 1 450 zł w jednym miesiącu.
To nie jest problem jednej faktury. To jest efekt wybrania formy opodatkowania bez policzenia kosztów.
Niska stawka to nie to samo co niski podatek
To błąd, który popełnia wielu przedsiębiorców. Patrzą na procent. 5,5% brzmi lepiej niż 12%.
Ale sam procent to nie wszystko. Równie ważne jest to, od jakiej kwoty jest liczony.
Przy ryczałcie podstawą jest przychód – cała kwota z faktury.
Przy skali podatkowej podstawą jest dochód – czyli przychód pomniejszony o koszty.
Jeżeli ktoś ma niskie koszty – na przykład konsultant, który sprzedaje głównie swój czas – ryczałt może być bardzo korzystny.
Ale jeżeli ktoś działa w budowlance, hydraulice, elektryce albo wykończeniówce i kupuje dużo materiałów, ryczałt trzeba najpierw porządnie przeliczyć. Bo może się okazać, że płaci niski procent, ale od zawyżonej podstawy.
Tak jest u Mateusza.
Mateusz traci też ulgę na dzieci i możliwość wspólnego rozliczenia
W tej historii jest jeszcze jeden ważny szczegół.
Żona Mateusza nie pracuje. Mają dwoje dzieci.
Przy skali podatkowej Mateusz może rozliczyć się wspólnie z żoną – to może znacząco obniżyć jego podatek, bo połowa dochodu jest liczona według niższej stawki. Może też skorzystać z ulgi na dzieci.
Na ryczałcie z działalności gospodarczej nie może skorzystać ani ze wspólnego rozliczenia z żoną, ani z ulgi na dzieci.
Czyli problem nie polega tylko na tym, że nie odlicza kosztów materiałów. Problem jest szerszy. Wybrał formę opodatkowania, która nie pasuje ani do jego kosztów, ani do jego sytuacji rodzinnej.
Co Mateusz powinien zrobić przed wyborem ryczałtu?
Przed decyzją warto usiąść z kartką (albo z dobrą księgową) i policzyć kilka przykładowych miesięcy na prawdziwych liczbach:
Ile wynosi przychód (kwota z faktur)?
Ile wynoszą koszty (materiały, paliwo, narzędzia, ZUS)?
Ile zostaje realnego dochodu?
Ile podatku zapłacę na ryczałcie, a ile na skali?
Czy mogę skorzystać ze wspólnego rozliczenia albo ulg?
Dopiero po takim wyliczeniu można powiedzieć, która forma opodatkowania jest korzystna. Informacja "dla budowlanki jest 5,5%" to za mało.
Podsumowanie
Mateusz nie traci pieniędzy dlatego, że ma słabą firmę. Ma klientów, zlecenia i regularną sprzedaż.
Traci, bo wybrał formę opodatkowania bez policzenia kosztów.
Ryczałt nie jest złym rozwiązaniem. Dla wielu przedsiębiorców sprawdza się świetnie. Ale nie dla każdego – i nie w każdej branży.
Najważniejsze jest to, żeby forma opodatkowania pasowała do konkretnej firmy – do jej kosztów, do faktur i do sytuacji rodzinnej właściciela.
Bo czasem najdroższy podatek to ten, który na początku wyglądał najtaniej.
Potrzebujesz pomocy?
Nie wiesz jaka forma opodatkowania będzie najlepsza w Twojej sytuacji?
Sprawdźmy to razem.
Porozmawiajmy o Twoim biznesie